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Casi todas las webs de empresa recogen datos personales.
Un formulario de contacto, una suscripción al boletín, el pago en una tienda online, Google Analytics y un píxel de Facebook tratan información sobre personas reales.
En la UE, eso significa que el RGPD y las normas sobre cookies se aplican a tu empresa, aunque sea pequeña.
La buena noticia es que lo básico es asumible.
En esta guía repasamos lo que necesita la web de una pequeña empresa, en lenguaje claro y sin jerga legal.
Este artículo es información general, no asesoramiento jurídico.
Para preguntas concretas sobre tu empresa, consulta a un abogado o a tu autoridad de protección de datos.
Dos conjuntos de normas: RGPD y cookies
Cuando se habla de privacidad en las webs, normalmente se habla de dos conjuntos de normas distintos.
El RGPD es el Reglamento General de Protección de Datos de la UE.
Cubre todos los datos personales, como nombres, direcciones de email, teléfonos, direcciones IP e historial de pedidos.
Decide cuándo puedes recoger datos, qué debes contar a las personas, cómo los proteges y cuánto tiempo puedes guardarlos.
Las normas sobre cookies vienen de la Directiva ePrivacy y de la ley de cada país, como la LSSI en España.
Deciden cuándo puedes guardar o leer información en el dispositivo del visitante, por ejemplo con cookies o píxeles de seguimiento.
En resumen, las cookies que no son estrictamente necesarias requieren el consentimiento del visitante antes de usarse.
¿Qué son datos personales en tu web?
- Nombres, emails y teléfonos de los formularios de contacto.
- Direcciones y datos de pedidos de tu tienda online.
- Direcciones IP en los registros del servidor, plugins de seguridad y analítica.
- Datos recogidos por herramientas de seguimiento como Google Analytics, el píxel de Meta o LinkedIn Insight Tag.
- Mensajes en tu chat y grabaciones o notas de llamadas.
- Comentarios y reseñas con nombre.
Si puedes relacionar una información con una persona real, directa o indirectamente, es un dato personal.
El banner de cookies: qué debe hacer
Un banner de cookies no es solo una caja para cerrar.
Para cumplir las normas, debe hacer lo siguiente.
- Bloquear antes del consentimiento.
Las cookies de analítica, publicidad y otras no esenciales no deben cargarse hasta que el visitante diga que sí. - Ofrecer una elección real.
Rechazar debe ser tan fácil como aceptar, idealmente con un botón «Rechazar» o «Rechazar todo» en la primera capa. - Sin casillas premarcadas.
El consentimiento debe ser una elección activa. - Explicar con claridad.
Indica qué tipos de cookies usas y para qué, y enlaza a tu política de cookies. - Permitir cambiar de opinión.
Debe haber una forma sencilla de retirar o cambiar el consentimiento más tarde, por ejemplo un pequeño enlace o icono. - Guardar un registro.
Una buena herramienta de consentimiento guarda prueba de las elecciones de los visitantes.
Las cookies estrictamente necesarias, como las que mantienen el carrito o recuerdan un inicio de sesión, no requieren consentimiento, pero deben describirse igualmente en tu política de cookies.
Cómo elegir una herramienta de consentimiento
En WordPress, plugins como Complianz, CookieYes, Cookiebot y Borlabs pueden escanear tu web, bloquear scripts hasta el consentimiento y generar una política de cookies.
Shopify tiene sus propios ajustes de privacidad y apps para lo mismo.
Busca una herramienta compatible con Google Consent Mode, para que Google Analytics y Google Ads respeten la elección del visitante y aun así te den datos útiles y anónimos.
Elijas la que elijas, pruébala tú mismo: abre tu web en una ventana privada, haz clic en «Rechazar» y comprueba que el seguimiento no se carga.
Las páginas que necesita toda web de empresa
Política de privacidad
Tu política de privacidad explica qué datos personales recoges, por qué, con qué base legal, con quién los compartes, cuánto tiempo los guardas y qué derechos tienen las personas.
Debe estar escrita en un lenguaje claro y ser fácil de encontrar, normalmente enlazada en el pie de página y junto a cada formulario.
Política de cookies
La política de cookies enumera las cookies y tecnologías similares de tu web, qué hacen, quién las instala y cuánto duran.
Muchas herramientas de consentimiento pueden crearla y actualizarla automáticamente.
Aviso legal
Muchos países exigen que las empresas muestren sus datos básicos en internet.
En España, por ejemplo, la LSSI exige un aviso legal con la razón social, el NIF, la dirección, los datos de contacto y los datos registrales.
Otros países de la UE tienen normas parecidas, así que comprueba qué se aplica a tu empresa.
Condiciones generales
Si vendes online, tus condiciones explican precios, envío, pago, devoluciones, el derecho de desistimiento y cómo se gestionan las reclamaciones.
Formularios de contacto y boletines
Los formularios son el lugar por donde entra la mayor parte de los datos personales en tu web.
- Pide solo la información que realmente necesitas.
- Enlaza a tu política de privacidad junto al formulario.
- Usa una casilla separada y sin marcar si también quieres enviar emails de marketing.
- Asegúrate de que los envíos del formulario se transmiten y guardan de forma segura, y borra las consultas antiguas que ya no necesitas.
- Para los boletines, usa doble confirmación e incluye un enlace de baja en cada email.
Tus proveedores: contratos de encargo de tratamiento
Cuando otra empresa trata datos personales por ti, es un encargado del tratamiento.
Ejemplos típicos son tu empresa de hosting, tu herramienta de email, tu CRM, tu proveedor de analítica y tu pasarela de pago.
Necesitas un contrato de encargo de tratamiento con cada uno de ellos.
La mayoría de los grandes proveedores lo incluyen en sus condiciones o te permiten aceptarlo en los ajustes de tu cuenta.
Prefiere proveedores que guarden los datos en la UE, o que tengan las garantías adecuadas cuando los datos se transfieren fuera de la UE.
Los derechos de las personas
Según el RGPD, las personas pueden pedir ver los datos que tienes sobre ellas, corregirlos, borrarlos, recibir una copia u oponerse a ciertos usos.
Normalmente tienes un mes para responder.
Facilítalo con una única dirección de email para cuestiones de privacidad, y sabe dónde están guardados los datos para encontrarlos cuando alguien los pida.
Seguridad y brechas de datos
Debes proteger los datos personales que guardas.
En una web, eso significa HTTPS en todas partes, software actualizado, contraseñas fuertes, inicio de sesión en dos pasos, acceso limitado para los usuarios y copias de seguridad periódicas.
Si se pierden, roban o exponen datos personales, puede que tengas que notificarlo a la autoridad de protección de datos en un plazo de 72 horas y, en algunos casos, también a las personas afectadas.
Escribe ahora un plan breve, para saber qué hacer si alguna vez ocurre.
Analítica, píxeles y publicidad
Las herramientas de seguimiento son donde muchas webs pequeñas incumplen las normas sin saberlo.
Google Analytics, el píxel de Meta, el píxel de TikTok, Hotjar y los vídeos incrustados pueden instalar cookies o enviar datos a terceros.
Cárgalos solo tras el consentimiento, a través de tu herramienta de consentimiento o de Google Tag Manager con los ajustes de consentimiento.
Recuerda que los vídeos de YouTube y los mapas de Google incrustados también pueden instalar cookies, y que hay formas de incrustarlos respetando la privacidad.
Cuánto tiempo guardar los datos
Guarda los datos personales solo mientras los necesites para la finalidad con la que los recogiste.
Las facturas y los registros contables a menudo deben conservarse varios años por ley.
Los mensajes antiguos de formularios, los contactos que no avanzaron y los suscriptores inactivos normalmente pueden borrarse mucho antes.
Fija reglas sencillas, ponlas por escrito y haz limpieza una o dos veces al año.
Puntos extra para tiendas online
Una tienda online trata más datos personales que una web de empresa sencilla, así que se aplican algunos puntos extra.
Las cuentas de cliente deberían ser opcionales cuando sea posible, y los clientes deberían poder borrar su cuenta o pedirte que lo hagas.
No guardes datos de tarjetas en tu propio servidor; deja que tu proveedor de pagos se encargue.
Las reseñas, los emails de carrito abandonado y las recomendaciones de productos están permitidos, pero deben seguir las mismas reglas de consentimiento y transparencia que el resto de tu marketing.
Cuando compartas datos de pedidos con empresas de transporte, herramientas contables o marketplaces, menciónalos en tu política de privacidad y asegúrate de tener contratos firmados.
Por último, revisa quién de tu equipo tiene acceso a los datos de clientes en el panel de la tienda, y quita el acceso a quien ya no lo necesite.
Lista rápida de RGPD para tu web
- ¿Toda la web funciona con HTTPS?
- ¿Las cookies no esenciales esperan al consentimiento, y es «Rechazar» tan fácil como «Aceptar»?
- ¿Están actualizados la política de privacidad, la política de cookies y el aviso legal, y enlazados en el pie de página?
- ¿Cada formulario enlaza a la política de privacidad, con una casilla separada para marketing?
- ¿Tienes contratos de encargo de tratamiento con tus proveedores de hosting, email, CRM y analítica?
- ¿Están actualizados los plugins, el tema y WordPress, y funcionan las copias de seguridad?
- ¿Sabes a quién contactar y qué hacer si hay una brecha de datos?
¿Quién es responsable?
Como propietario de la web, tu empresa es la responsable del tratamiento y asume la responsabilidad, aunque una agencia haya construido la web.
Por eso compensa entender lo básico y preguntar a tu proveedor web cómo están configurados el consentimiento, los formularios y el seguimiento.
Errores comunes
- Un banner de cookies que solo tiene un botón «OK».
- Google Analytics y el píxel de Meta cargándose antes de que el visitante haya elegido.
- Una política de privacidad copiada de otra web que no coincide con tus herramientas.
- Casillas del boletín marcadas por defecto.
- Cuentas de administrador compartidas entre varias personas con una sola contraseña.
- Guardar para siempre todas las consultas y fichas de clientes.
¿Necesitas ayuda para que tu web cumpla?
Configuramos herramientas de consentimiento, banners de cookies, páginas legales y un seguimiento que respeta el consentimiento, en WordPress, WooCommerce y Shopify.
Lo hacemos en nuestras propias webs y para clientes de toda Europa, en inglés, español y danés.
Consulta nuestros precios o contáctanos para una revisión gratuita de tu web.
